Analisis Jabatan: Pengertian, Prinsip, Tujuan, Manfaat dan Langkah | Job Analysis
Analisis Jabatan (Job Analysis)
A. Pengertian Analisis Jabatan (Job Analysis)
Manullang memberikan pengertian Job analysis sebagai suatu proses untuk membuat uraian pekerjaan, sehingga dari uraian pekerjaan tersebut dapat diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dinilai jabatan itu guna suatu keperluan.
Analisis jabatan bukan saja dapat dipergunakan untuk menentukan syarat fisik dan syarat mental dari pegawai yang akan memangku sesuatu jabatan, tetapi dapat pula dipergunakan untuk tujuan lain. Karenanya analisa jabatan itu dapat dibedakan atas empat macam sesuai dengan tujuan analisis jabatan itu.
Baca juga : Contoh Surat Lamaran Kerja
Empat jenis analisis jabatan itu ialah:
a. Job Analysis For Personal Specification
Job Analysis For Personal Specification bertujuan untuk menentukan syarat mental yang
dibutuhkan dari seorang untuk dapat sukses memangku jabatan tertentu.
b. Job Analysis For Training Purposes
Job Analysis For Training Purposes bertujuan untuk menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan sesuatu pekerjaan kepada tenaga kerja baru untuk keperluan latihan dan untuk berpendidikan.
c. Job Analysis For Setting Rates
Job Analysis For Setting Rates bertujuan untuk menentukan nilai masing-masing jabatan suatu organisasi, sehingga dengan demikian dapat ditentukan tingkat upah masing-masing secara adil.
d. Job Analysis For Method Improvemants
Job Analysis For Method Improvemants ditujukan untuk mempermudah cara bekerja tenaga kerja pada suatu jabatan tertentu.
Dengan demikian analisis jabatan bisa menjadi penentu dan tolak ukur keberhasilan dan kesuksesan suatu lembaga atau organisasi.
B. Prinsip-Prinsip Analisis Jabatan (Job Analysis)
Ada beberapa prinsip yang perlu diperhatian dalam menganalis jabatan antara lain sebagai berikut :
- Analisis jabatan harus memberikan fakta penting, yang berhubungan dengan pekerjaan dan jabatan yang bersangkutan. Fakta-fakta penting tersebut tergantung pada hasil analisis yang akan dipergunakan.
- Analisis jabatan harus dapat memberikan fakta-fakta yang diperlukan untuk berbagai macam tujuan.
- Analisis jabatan harus sering ditinjau kembali dan apabila perlu diperbaiki. Dalam organisasi atau perusahaan yang besar, jabatan ataupun pekerjaannya tidaklah statis, dan sering terjadi perubahan, baik mengenai proses, bahan, proses produksi, metode, alat maupun aspek-aspek lainnya. Bahkan dapat dikatakan bahwa analisis jabatan tersebut merupakan program yang terus menerus (continue) dalam organisasi yang besar.
- Analisis jabatan harus dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan yang paling penting diantara beberapa unsur jabatan yang penting.
- Analisis jabatan harus dapat memberikan informasi yang teliti dan dapat dipercaya. Untuk menentukan dan memperoleh data, maka diperlukan pelayanan-pelayanan dari para Job Analysist.
C. Tujuan Analisis Jabatan (Job Analysis)
Ada beberapa tujuan analisis jabatan menurut Ike Kusdyah Rahmawati, antara lain:
- Determining qualifications, required of job holder(menentukan kualifikasi yang diperlukan pemegang jabatan).
- Providing guiance in recruitment and selection (melengkapi bimbingan dalam seleksi dan penarikan pegawai).
- Evaluation current employees for transfer or promotion (mengevaluasi kebutuhan pegawai untuk pemindahan atau promosi jabatan).
- Establishing requirements for training programs (menetapkan kebutuhan untuk program latihan).
- Setting wage and salary levels and maintaining fairness in wage and salary administration (menentukan tingkat gaji, upah dan pemeliharaan administrasi upah dan gaji).
- Judging in the merits of grievances than question assignment and compensation (menilai keluhan-keluhan yang menyoroti masalah keadilan dan kompensasi).
- Establishing, responsibility, accountability, and authority (menetapkan tanggung jawab, pertanggungjawaban, dan otoritas).
- Providing essential guides in the establishment of productionstandard (menetapkan pola yang esensial dalam penetapan standar produksi).
- Providing clues for work simplification and metode improvement (menyediakan petunjuk untuk peningkatan metode dan penyederhanaan kerja).
D. Manfaat Analisis Jabatan (Job Analysis)
- Digunakan untuk menyusun uraian jabatan (job description).
- Digunakan untuk menyusun spesifikasi jabatan (job clasification).
- Sebagai penetapan standar pencapaian hasil kerja (job performance standard).
- Sebagai penetapan materi latihan pegawai.
- Sebagai penempatan pegawai dalam suatu jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuan.
- Sebagai bahan penciptaan rencana pengembangan potensi dan kemampuan pegawai.
- Sebagai penetapan imbalan bagi pemegang jabatan.
E. Langkah-Langkah Analisis Jabatan (Job Analysis)
1. Menentukan maksud pelaksanaan analisis pekerjaan
2. Mengidentifikasi pekerjaan yang dianalisis
3. Menjelaskan proses kepada karyawan dan menentukan tingkat keterlibatannya
4. Menentukan metode dan pelaksanaan pengumpulan data informasi analisis pekerjaan
5. Memproses informasi analisis pekerjaan
6. Me-review dan memperbaharui data
Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)
Namun, beberapa komponen sebenarnya terdapat pada setiap uraian pekerjaan. Sebagai contoh, judul pekerjaan selalu ada.
a. Pengertian Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)
- I Wayan Komang Ardana Dkk menyatakan uraian jabatan adalah salah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan tentang kewajiban, fungsi, tugas, kondisi kerja, dan aspek-aspek lain.
- Heidjrachman Ranupandojo dan Suad Husnan memberikan pengertian uraian jabatan merupakan suatu statemen yang teratur dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu.
b. Manfaat Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)
- Membantu menghindari adanya kebingungan, dan memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan.
- Untuk menghindari tumpang tindih tanggung jawabdalam melaksanakan tugas.
- Memberikan kemudahan dalam berbagai aktivitas SDM.
- Membantu karyawan dalam perencanaan karir, mengurangi praktik deskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi pekerjaan.
- Bermanfaat juga untuk program keselamatan kerja.
- Untuk perencanaan perubahan organisasi danreorganisasi.
- Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.
- Untuk memperbaiki prosedur dan metode kerja, agar pekerjaan tersebut bisa efektif dan efisien.
- Membantu memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan.
c. Jenis-Jenis Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)
1. Deskripsi Generik
- Program pengembangan dan pelatihan
- Rekrutmen
- Perencanaan organisasi
- Pengembangan standar prestasi
- Perencanaan tenaga kerja
- Penelitian pengupahan.
2. Deskripsi Spesifik
Dalam deskripsi ini kewajiban-kewajiban dan tugas-tugas suatu pekerjaan dijelaskan secara cermat.
- Analisis pekerjaan yang serba cermat.
- Evaluasi pekerjaan (untuk administrasi upah dan gaji).
- Tabel organisasi.
d. Informasi dalam Uraian Jabatan/Pekerjaan (Job Description)
Menurut pendapat I Komang Ardana dkk, menyatakan ada beberapa butir informasi yang disusun dalam uraian pekerjaan, antara lain:
- Nama jabatan/pekerjaan, adalah untuk memberi ciri dan gambaran atas isi pekerjaan.
- Kode jabatan, untuk membedakan dengan jabatan lain, dan memudahkan mengadministrasikannya.
- Unit kerja, adalah unit di mana jabatan tersebut berada serta eselon unit kerja atasan langsung secara berjenjang.
- Iktisar jabatan atau rumusan jabatan, adalah uraian yang menggambarkan ruang lingkup tugas jabatan yang disusun dalam satu kalimat.
- Hasil kerja, adalah segala sesuatu yang dicapai sebagai akibat dari proses pengolahan bahan kerja dengan perangkat kerja dalam waktu dan kondisi tertentu sesuai dengan tujuan organisasi.
- Bahan kerja, adalah masukan yang diroses menjadi hasil kerja.
- Perangkat kerja, adalah semua sarana kerja yang digunakan untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja.
- Sifat jabatan, adalah waktu atau bilamana dalam keadaan bagaimana jabatan dilaksanakan.
- Uraian tugas jabatan, yaitu memaparkan rincian pekerjaan yang merupakan tugas pokok yang dilakukanpemegang jabatan dalam proses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan perangkat kerja.
- Tanggung jawab, adalah rincian atas segala sesuatu yang dipertanggugjawabkan oleh pemegang jabatan.
- Wewenang, adalah hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk mengambil sikap atau tindakan tertentu.
- Korelasi/hubugan jabatan, adalah hubungan timbal balik antara pemegang jabatan yang satu dengan pemegang jabatan yang lain.
- Risisko bahaya dalam pekerjaan, yaitu sesuatu yang mungkin dihadapi berupa bahaya fisik dan mental.
- Syarat jabatan, adalah kualifikasi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan untuk dapat melaksanakan pekerjaan.
Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untuk melaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam uraian pekerjaan dimuat dalam spesifikasi pekerjaan. Secara tipikal, spesifikasi pekerjaan merinci tingkat pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang relevan untuk suatu pekerjaan, termasuk pendidikan, pengalaman, pelatiahan khusus, sifat personal, dan keterampilan manual. Selain itu sebuah perusahaan mungkin juga memasukkan persyaratan fisik, termasuk kemampuan lama berjalan, berdiri, mencapai tujuan, dan mengangkat yang dipersyaratkan pengusaha. Semua persyaratan fisik dan nonfisik di atas secara ideal akan terkait dengan tipe pekerjaan yang akan dipegang oleh karyawan yang memenuhi persyaratan tersebut.
a. Pengertian Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)
Spesifikasi pekerjaan (Job Specification) menunjukkan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para pelaksana pekerjaan sebagaimana diharapkan agar mereka ini mampu melaksanakan kewajibannya, mampu melaksanakan tanggung jawabnya dan mampu bekerja dengan orang-orang bawahannya.
b. Isi Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)
Menurut Moh. Agus Tulus (1996) dalam buku Manajemen SDM menyatakan bahwa: Spesifikasi tidak merupakan bagian dari deskripsi pekerjaan secara teknis. Namun demikian, keterampilan-keterampilan pokok, persyaratan dan kondisi-kondisi biasanya dimuat juga secara terbatas dalam deskripsi pekerjaan.
Biasanya yang dimuat dalam deskripsi pekerjaan terutama keterampilan minimum, pengalaman dan pengetahuan minimum yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Persyaratan minimum dapat meliputi tuntutan-tuntutan pekerjaan yang khusus seperti tugas perjalanan yang banyak atau pekerjaan di waktu malam hari yang sering sekali sebagai tambahan pada syarat-syarat keterampilan dan pengalaman yang biasa. Untuk menghindari persyaratan-persyaratan yang tidak realistis hendaknya spesifikasi pekerjaan itu dilakukan saat ini.
c. Menyusun Spesifikasi Jabatan/Pekerjaan (Job Specification)
Menurut Moh. Agus Tulus (1996) dalam buku Manajemen SDM menyatakan bahwa: Rumuskan terlebih lebih dahulu calon pelaksana yang ideal. Setelah diperoleh gambaran tentang calon yang ideal, baru mencari calon-calon (pelamar) berdasarkan perbandingan dengan yang ideal bukan dengan pelamar-pelamar lainnya ataupun pelamar-pelamar pada umumnya. Misalnya format terbagi ke dalam sisi harus dan sebaiknya. Ini merupakan kualifikasi yang esensial dan diharapkan. Sekali diisikan suatu syarat dalam sisi harus berarti secara efektif tidak akan mempekerjakan orang yang tidak memenuhi syarat tersebut tadi.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan adalah:
1) Fisik
Apakah penting bagi calon bahwa ia secara fisik bebas dari cacat yang mungkin mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan? Apakah penampilan fisik, pendengaran atau kemampuan berucap penting?
2) Perolehan tambahan
Ini berkenaan dengan pendidikan dan pengalaman. Pendidikan apa yang harus dimiliki calon? Bagaimana prestasi pendidikannya? Bagaimana sebaiknya prestasi kerjanya?
3) Kecerdasan umum
Ini berkenaan dengan batas atas dan bawah dari kecerdasan umum: seberapa banyak ia hendaknya dapat menunjukkan kecerdasan umum?
4) Bakat-bakat khusus
Ini berkenaan dengan bakat manual, mekanis, dan sebagainya. Apakah ia harus memiliki setiap bakat mekanis yang diperlukan? Ketangkasan manual? Cakap dalam menggunakan kata-kata, angka-angka? Bakat menggambar? Bakat musik?
5) Minat
Apakah ini bermanfaat bila ia menunjukkan minat intelektual, praktis, konstruktif, fisik aktif, sosial atau artistik?
6) Pembawaan
Apakah sebaiknya ia cenderung lebih mudah diakui dan diterima (acceptable), lebih berpengaruh, lebih bergantung, lebih berketahanan pribadi daripada kebanyakan orang?
7) Keadaan
Bagaimana hendaknya keadaan rumah tangganya? (komitmen, latar belakang, hubungan bila dianggap penting).
Agar anda selalu update dunia pendidikan jangan lupa mampir di blog pendidikan
Posting Komentar untuk "Analisis Jabatan: Pengertian, Prinsip, Tujuan, Manfaat dan Langkah | Job Analysis"
Posting Komentar
Silahkan sampaikan tanggapan, kritik dan saran Anda. Tuangkan dalam kolom Komentar.
Terima kasih.