Manajemen Pengetahuan Adalah Kunci Sukses

Manajemen Pengetahuan Adalah Kunci Sukses

Manajemen Pengetahuan

Dalam Milenium Baru oleh Djohan Pinnarwan

Pernahkah Anda mengalami ini sebelumnya? Anda menghadiri konferensi, bertemu, berdiskusi, dan berbagi pengalaman kerja dengan peserta lain. Anda bertukar kartu nama dengannya hanya untuk mengetahui bahwa Anda dan dia bekerja untuk perusahaan yang sama dan lulus dari universitas yang sama. Jika ya, jangan terlalu heran karena ini terlalu umum dalam bisnis. Komunikasi yang buruk, ketidakteraturan informasi, dan lebih banyak faktor lain menyebabkan hilangnya peluang bagi perusahaan untuk memanfaatkan sumber daya mereka yang paling melimpah dan kuat: pengetahuan. Meskipun pengetahuan selalu penting bagi perusahaan, pengetahuan tidak pernah dianggap sebagai pendorong utama kesuksesan bisnis seperti saat ini. Perubahan revolusioner dalam teknologi informasi dan khususnya internet telah melahirkan berbagai bisnis dan model bisnis baru yang dikenal dengan e-business. E-bisnis memperkuat ekonomi pengetahuan dan secara signifikan meningkatkan nilai pengetahuan. Oleh karena itu ilmu tidak hanya dianggap sebagai modal tetapi juga sebagai sumber tenaga.

Pengetahuan harus dipupuk dan dikelola agar berhasil bagi organisasi. Karenanya kami memiliki manajemen pengetahuan - salah satu topik terpanas dan paling banyak dibicarakan akhir-akhir ini. Tapi apa sebenarnya manajemen pengetahuan itu? Bukankah itu hanya salah satu dari kata-kata ramai atau konsep samar yang dibuat oleh beberapa ahli manajemen atau perusahaan konsultan?

Pentingnya manajemen pengetahuan di milenium baru paling tepat dijelaskan oleh Gartner Group dalam ramalannya bahwa pada tahun 2001, perusahaan yang tidak memiliki program atau infrastruktur manajemen pengetahuan akan tertinggal dari mitra yang mendukung “KM” sebesar 30 hingga 40 persen dalam hal kecepatan penyebaran produk dan layanan baru. Jika ramalan tersebut ternyata benar dan jika Anda adalah salah satu dari orang-orang yang masih belum terlalu yakin tentang apa itu manajemen pengetahuan, Anda dan perusahaan Anda akan mendapat masalah. Untuk memahami konsep manajemen pengetahuan, pertama-tama orang harus memahami apa itu pengetahuan. Komponen pengetahuan yang paling dasar adalah data yang terdiri dari fakta-fakta mentah, seperti angka, statistik, dan catatan. Data menjadi informasi ketika diintegrasikan ke dalam beberapa bentuk aplikasi untuk menjelaskan atau menafsirkan situasi tertentu. Ketika informasi digabungkan dengan pengalaman dan digunakan untuk menciptakan nilai bagi individu dan organisasi, itu menjadi pengetahuan.

Manajemen pengetahuan bisa sesederhana kedengarannya yaitu mengelola pengetahuan dan informasi dalam organisasi seseorang. Tapi itu bisa menjadi komprehensif seperti yang didefinisikan oleh PricewaterhouseCoopers - "seni mengubah informasi dan aset intelektual menjadi nilai abadi untuk klien kami, organisasi kami dan orang-orang kami".

Untuk setiap organisasi, ada tiga jenis modal intelektual: struktur eksternalnya (seperti pelanggan, pemasok, mitra bisnis, pesaing, citra perusahaan), struktur internalnya (seperti paten, nama merek, sistem, proses administrasi, struktur manajemen) , dan modal individu atau manusianya (seperti pendidikan, pengalaman, kompetensi, keterampilan, sikap). Manajemen pengetahuan adalah tentang bagaimana menjaga ketiga komponen ini seimbang, sehingga organisasi dapat memperoleh keuntungan dari modal intelektualnya. Tema yang mendasari manajemen pengetahuan adalah berbagi dan transfer pengetahuan di antara karyawan dalam suatu organisasi. Dengan berbagi pengetahuan, pengalaman, dan pembelajaran, kurva pembelajaran karyawan dapat dipersingkat, sehingga memungkinkan organisasi untuk bertindak lebih cepat dalam hal mengembangkan produk dan layanan baru dan memasukkannya ke pasar. Selain itu, tidak baik jika hanya memiliki sekelompok ahli dan spesialis pilihan. Bagaimana jika satu atau lebih orang penting pergi? Akan lebih menguntungkan bagi organisasi jika semua karyawan menjadi ahli multi-terampil.

Situasi yang ideal adalah memiliki spesialis yang siap untuk meneruskan keterampilan spesialis mereka serta wawasan yang telah mereka peroleh dari menjadi spesialis di bidangnya, kepada orang lain dalam organisasi untuk memelihara lingkungan atau budaya di mana semua spesialis tersebut berada. siap untuk membimbing kolega dan karyawan lain dalam organisasi. Tapi ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Salah satu kendala terbesar untuk keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan adalah mendapatkan karyawan, terutama spesialis, untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman mereka dengan orang lain. Berbagi pengetahuan bukanlah sesuatu yang muncul secara alami. Orang cenderung memegang informasi untuk melindungi kepentingannya sendiri. Mereka berpikir bahwa jika mereka adalah satu-satunya orang yang mengetahui tentang bidang khusus mereka dalam organisasi, mereka akan sangat diperlukan.

Sebelum manajemen pengetahuan berhasil diterapkan, perilaku orang harus diubah. Budaya organisasi harus secara bertahap diubah melalui manajemen perubahan, dan manajemen puncak harus memimpin dengan memberi contoh. Mereka sendiri harus berbagi pengetahuan terbuka, jika tidak, itu tidak akan mudah. Manajemen pengetahuan tidak akan berfungsi jika Anda hanya memiliki teknologi informasi, komputer, dan jaringan yang indah. Jika tidak ada yang menyumbangkan pengetahuan dan pengalamannya, ini tidak akan berguna. Orang-orang itulah yang menjadi kunci manajemen pengetahuan. 

Survei KPMG baru-baru ini terhadap 423 organisasi di Inggris, daratan Eropa, dan AS, mengklarifikasi bahwa yang dihadapi banyak organisasi adalah tantangan strategis dan budaya, bukan masalah teknologi, agar berhasil memanfaatkan manajemen pengetahuan. Sejumlah besar responden melaporkan masalah dengan karyawan yang tidak memiliki cukup waktu untuk berbagi pengetahuan atau menderita kelebihan informasi dan ketidakefisienan karena duplikasi proses dan aktivitas. Banyak perusahaan berasumsi bahwa masalah ini akan hilang saat pengguna membiasakan diri dengan sistem baru. Pada kenyataannya, masalahnya adalah banyak sistem yang dirancang tanpa mempertimbangkan kebutuhan karyawan. Tanpa partisipasi karyawan dalam berbagi pengetahuan, perusahaan berisiko menyia-nyiakan banyak sumber daya yang telah mereka investasikan, dan kemungkinan besar tidak akan merealisasikan keuntungan keseluruhan. Survei tersebut juga mengungkapkan bahwa banyak perusahaan telah membuat terobosan teknis yang sangat besar selama beberapa tahun terakhir dalam memanfaatkan KM untuk keunggulan kompetitif. Terobosan ini telah menghasilkan layanan pelanggan yang ditingkatkan, keunggulan operasional yang lebih baik, karyawan yang lebih mampu, dan kemampuan untuk menunjukkan kepemimpinan produk. 

Sejauh ini, manajemen pengetahuan tampaknya hanya dapat diterapkan di organisasi besar karena penekanan pada investasi TI. Dalam perusahaan kecil, proses berbagi pengetahuan jauh lebih mudah. Jika orang-orang bekerja sama dalam organisasi kecil, orang-orang dapat langsung menghubungi seseorang yang memiliki masalah daripada menggunakan intranet perusahaan untuk mengirim email.

Namun, masalah utama dengan bisnis kecil adalah mereka mungkin merasa tidak perlu menerapkan manajemen pengetahuan. Itu dianggap tidak ada relevansinya dengan mereka. Perusahaan yang berencana menerapkan manajemen pengetahuan disarankan untuk memulai dengan sesuatu yang sederhana yang dapat dengan mudah menghasilkan hasil, dengan demikian secara jelas menunjukkan kepada karyawan manfaat berbagi pengetahuan dengan orang lain.

Untuk menerapkan manajemen pengetahuan dengan sukses, manajemen harus meninjau secara tepat apa yang ingin dilakukan dan diharapkan dicapai melalui penerapannya. Sebuah visi dan strategi kemudian perlu dikembangkan, yang harus disampaikan kepada karyawan dengan pendekatan top-down dan sebagai contoh. Pesan yang jelas harus disampaikan kepada karyawan untuk membantu mereka memahami manfaat manajemen pengetahuan dan dengan demikian alasan pengenalannya ke dalam organisasi. Setelah membiasakan karyawan dengan konsep manajemen pengetahuan dan berhasil mengubah sikap dan perilaku mereka terhadap berbagi pengetahuan, langkah selanjutnya adalah menyiapkan infrastruktur yang diperlukan, atau "pendukung", untuk memfasilitasi berbagi pengetahuan. Enabler mencakup perangkat lunak dan teknologi informasi seperti database, jaringan, intranet, dan internet. Melalui berbagai aktivitas, karyawan kemudian perlu didorong untuk menggunakan enabler tersebut untuk berbagi pengetahuan.

Cara-cara formal untuk menangkap, mendistribusikan, menghasilkan, dan khususnya menciptakan pengetahuan kemudian dapat diperkenalkan, dengan hasil yang diinginkan adalah inovasi, yang akan membantu membawa ide-ide baru dan pengetahuan segar ke dalam organisasi. Hanya melalui inovasi, pengetahuan baru, dan kemampuan untuk cepat beradaptasi, organisasi akan dapat mengikuti banyak perubahan yang diharapkan dalam waktu dekat. Untuk alasan ini, manajemen pengetahuan akan menjadi lebih penting untuk bisnis di tahun-tahun mendatang. Selain itu, saat kita memasuki era e-bisnis yang serba cepat, kebutuhan untuk memiliki akses yang cepat dan mudah terhadap informasi dan pengetahuan akan menjadi semakin mendesak. Untuk berhasil bersaing di masa depan, perusahaan harus mengambil langkah-langkah untuk mengelola pengetahuan mereka secara efisien sekarang.

Penulis adalah praktisi berbasis di Jakarta di bidang jasa jaminan dan konsultasi bisnis