Rencana Anggaran Bisnis

Merencanakan Anggaran

1.  Macam dan Langkah Menetapkan Program Kehumasan Tahunan

a.  Macam-macam Program Kehumasan Tahunan

Program kehumasan berdasarkan jenis publiknya dibagi menjadi dua, yaitu:

1)  Internal 

Merupakan  kegiatan  yang  ditujukan  untuk  publik  internal organisasi/perusahaan.  Publik  internal  adalah  seluruh  elemen  yang berpengaruh  secara  langsung  dalam  keberhasilan  perusahaan  seperti karyawan,  manajer,  supervisor,  pemegang  saham,  dewan  direksi  dan sebagainya. Kegiatan hubungan internal yang dilakukan adalah:

a)  Hubungan  dengan  karyawan  (employee  relations)  seperti  family gathering.
b)  Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

2)  Eksternal 

Merupakan  kegiatan  yang  ditujukan  untuk  publik  eksternal organisasi/perusahaan  untuk  menciptakan  hubungan  yang  harmonis dengan publik dan masyarakat umum. Kegiatan yang dilakukan adalah:

• Hubungan dengan komunitas (community relations), Sebagai  contoh  adalah  program  Corporate  Social  Responsibility (CSR) dengan bentuk bakti sosial dan beasiswa.
• Hubungan dengan pelanggan (customer relations), Bentuk  program  yang  dilakukan  adalah:  plant  tour,  iklan,  company profile, pameran, brosur dan special events.
• Hubungan dengan media massa dan pers (media & press relations), Bentuk  hubungan  ini  dapat  diwujudkan  dalam  program  seperti konferensi pers,  press tour,  press briefing, resepsi  pers, keterangan pers, wawancara pers dan jumpa pers (press gathering).

b.  Langkah Menetapkan Program Kehumasan Tahunan

1)  Susun  rencana  program  kehumasan  yang  akan  dilakukan  dengan mempertimbangkan:

• Situasi lingkungan
• Tujuan program
• Khalayak yang menjadi sasaran
• Media dan teknik PR
• Anggaran
• Hasil yang diharapkan

2)  Analisis lingkungan dan khalayak yang menjadi sasaran

3)  Tetapkan program kehumasan yang akan dilakukan 

2.  Pengertian Estimasi Biaya

Penghitungan  kebutuhan  biaya  yang  diperlukan  untuk  menyelesaikan  suatu kegiatan  atau  pekerjaan  sesuai  dengan  persyaratan  atau  kontrak  termasuk dalam perencanaan anggaran.

3.  Langkah Menyiapkan Estimasi Biaya untuk Masing-Masing Program

Langkah-langkah menyiapkan estimasi biaya:

• Tentukan program yang akan diestimasi.
• Tentukan alat, bahan dan sumber daya yang digunakan dalam program.
• Kumpulkan  informasi  perkiraan  biaya  alat,  bahan  dan  sumber  daya  lainnya yang digunakan.
• Pisahkan  biaya  berdasarkan  aktifitasnya  ,  apakah  termasuk  biaya  tetap  atau biaya yang berubah-ubah)variabel
• Susun estimasi biaya

4.  Anggaran PR

a.  Pengertian Anggaran

Anggaran  menurut  Mulyadi  adalah  suatu  rencana  kerja  yang  dinyatakan secara  kunatitatif  yang  diukur  dalam  satuan  moneter  standar  dan  satuan ukuran  yang  lain  yang  mencakup  jangka  waktu  satu  tahun.  Sedangkan pengertian  anggaran  menurut  Supriyono  adalah  perencanaan  keuangan perusahaan  yang  dipakai  sebagai  dasar  pengendalian  (pengawasan) keuangan  perusahaan  untuk  periode  dimasa  datang.  Sehingga  dapat disimpulkan  anggaran  adalah  rencana  keuangan  dengan  jangka  waktu  satu tahun  yang  digunakan  sebagai  dasar  pengendalian  keuangan  perusahaan  di masa datang.

baca juga : Menyiapkan Data Awal Perusahaan

b.  Alasan Dibuatnya Anggaran

Alasan anggaran disusun oleh departemen PR adalah:

• Untuk  mengetahui  seberapa  banyak  dana  yang  diperlukan  dalam  rangka membiayai suatu program atau kampanye PR
• Untuk  mengetahui  program-program  PR  apa  saja  yang  bisa  dilaksanakan dengan jumlah dana yang tersedia.
• Sebagai pedoman atau daftar kerja yang harus dipenuhi.
• Anggaran memaksakan disiplin atas pengeluaran dana sehingga mencegah terjadi pemborosan atau pengeluaran yang berlebih, sehingga pembiayaan departemen PR dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan.
• Sebagai pembanding saat kegiatan atau program PR selesai dilaksanakan. Apakah dana yang disediakan sudah memadai atau belum.

c.  Macam-Macam Informasi Mengenai Rencana Anggaran

Adapun informasi mengenai rencana anggaran terdiri atas:

• Jenis kegiatan
• Personalia: SDM yang ikut dalam program
• Biaya media: merupakan biaya atas penggunaan media dalam program PR
• Bahan atau materi yang digunakan untuk kepentingan program seperti ATK, alat produksi dan lain-lain.
• Biaya administrasi
• Alat dan fasilitas

d.  Langkah-Langkah  Mendapatkan  Informasi  Mengenai  Rencana  Anggaran Institusi/ Organisasi Secara Keseluruhan

Yang  harus  dilakukan  untuk  mendapatkan  informasi  rencana  anggaran institusi adalah:

• Hubungi tiap fungsi di departemen PR
• Dapatkan informasi rencana kegiatan yang akan dilakukan
• Dapatkan  informasi  jumlah  anggaran  tahun  sebelumnya  beserta realisasinya
• Dapatkan informasi estimasi biaya kegiatan yang akan dilakukan

5.  Lingkungan yang Mempengaruhi dalam Merencanakan AnggaranAda dua lingkungan yang mempengaruhi dalam merencanakan anggaran yaitu:

a.  Lingkungan internal

Merupakan  lingkungan  yang  ada  didalam  perusahaan  seperti  budaya  kerja, visi dan misi perusahaan, kondisi perusahaan

b.  Lingkungan eksternal

Merupakan  lingkungan  yang  ada  diluar  perusahaan  seperti  kondisi  ekonomi global, pesaing, regulasi pemerintah, kemajuan teknologi dan pelanggan.

baca juga : Melakukan Komunikasi Yang Efektif Dengan Pelanggan

6.  Langkah Menganalisis Lingkungan Internal dan Eksternal

Untuk  melihat  pengaruh  lingkungan  terhadap  anggaran  yang  disusun,  maka dilakukan  analisis  lingkungan.  Langkah-langkah  melakukan  analisis  lingkungan internal dan eksternal adalah:

• Lakukan wawancara dan observasi untuk memperoleh data primer
• Kumpulkan  data  sekunder  melalui  media  massa,  internet  ataupun  hasil statistik yang diperoleh dari pihak ketiga
• Analisis  data  yang  diperoleh  dengan  menggunakan  analisis  SWOT(  Strength, Weaknes, Opportunity dan Threat)
• Tentukan  faktor  lingkungan  yang  mempengaruhi  penyusunan  anggaran  dan seberapa besar pengaruh yang ditimbulkan

7.  Penyusunan Anggaran

a.  Cara pembuatan anggaran

Ada tiga jenis cara pembuatan anggaran yaitu:

• Top down merupakan Anggaran  disusun  oleh  pimpinan  sendiri  tanpa  melibatkan  fungsi  atau bawahan. Metode ini dianggap baik bila bawahan dianggap tidak  mampu untuk menyusun anggaran atau waktu yang digunakan untuk penyusunan terlalu lama.
• Bottom up adalah Anggaran  disusun  berdasarkan  berdasarkan  hasil  keputusan  karyawan. Bawahan  dipercaya  sepenuhnya  untuk  menyusun  anggaran  yang  akan dicapai di masa datang. Metode ini tepat digunakan bila karyawan mampu menyusun  anggaran  dan  tidak  membutuhkan  waktu  yang  lama  untuk menyusunnya.
• Mix yaitu Merupakan  campuran  dari  metode  top  down  dan  bottom  up.  Dalam metode  ini  penyusunan  anggaran  dimulai  dari  atas  dan  selanjutnya diserahkan  untuk  dilengkapi  dan  dilanjutkan  oleh  karyawan  bawahan, dengan arahan dari atasan.

b.  Langkah Memberikan Kesempatan Kontribusi bagi Fungsi Dalam Perencanaan Anggaran

Departemen  anggaran  atau  komite  anggaran  akan  memberikan  kesempatan bagi  fungsi  atau  departemen  untuk  membantu  dalam  menyusun  angaran dengan langkah:

1. Meminta  setiap  fungsi  untuk  menyerahkan  usulan  anggaran  untuk direview
2. Meminta  setiap  fungsi  untuk  menyerahkan  informasi  yang  berkaitan dengan usulan anggaran seperti:

• Anggaran dan realisasi anggaran tahun sebelumnya
• Hasil  analisis  terhadap  lingkungan  yang  mempengaruhi  anggaran fungsi
• Tujuan dan strategi yang ditetapkan setiap fungsi
• Program atau kegiatan yang diprioritaskan
• Batasan anggaran yang ditetapkan oleh perusahaan

 3.Setelah  direview,  komite  anggaran  akan  memberikan  usulan  untuk perbaikan usulan anggaran